お客様のご要望一覧
マレーシアの新規拠点でオペレーションを開始するにあたり、下記のようなご相談を頂きました。
1.スタッフ用のメールアドレスを新規で８つ改設してノートパソコンとスマートフォンで利用したい
2.安全にスタッフ間でファイル共有をしたい
3.最新版のマイクロソフトOfficeアプリを新しいパソコンで利用したい
4.パソコンやMicrosoft365の運用管理保守をお願いしたい
提案・ソリューション
業務で必要な様々なコミニケーションを機能をワンストップで提供しているMicrosoft365 Business Standardをご提案させて頂きました。Microsoft365 Business Standardにはメールやスケジュール機能を備えた『Exchange Online』や社内でファイル管理共有ができる『SharePoint Online』などを搭載した業務効率化統合型クラウドツールです。
Microsoft365構築は日本人の営業1人、ローカルエンジニア1人の体制でサポートさせていただきました。要件定義から作業当日の報告、トラブル対応まで全て日本語・英語でのやり取りができたことで、スムーズなコミュニケーションを実現致しました。
プロジェクト作業内容
1.お客様の担当者の方（日本人とローカルスタッフ）との要件定義（ご訪問）
2.新規メールアカウントの確認
3.ファイル共有とアクセス権限の確認
4.新規ノートパソコンやMicrosoft 365Business Standardライセンスの手配。
5.Exchange Onlineの初期セットアップ(DNSレコードの登録や、メールアカウント作成など)
6.SharePoint Exchange Online のセットアップ作業
7.パソコンの納品とユーザーへのトレーニングと構築後の運用管理保守
プロジェクト全体の作業風景
■お客様の担当者の方（日本人とローカルスタッフ）との要件定義（ご訪問）
✓お客様から拠点設立に向けてメール機能やファイル共有を業務でご利用をご希望がございましたので、
事前に下記のようなシステム構成図を作成して、クラウドツールMicrosoft365のご提案と機能のご説明をさせて頂きました。
■新規メールアカウントの確認
✓お客様に今後必要なスタッフのメールアドレスとメーリングリストのフォームを事前に記入頂きました。
＜下記の図はメールアカウントリストのサンプルフォームです＞
■Exchange Onlineの初期セットアップ(独自ドメインのDNSレコードの登録や、メールアカウント作成など)
✓今回お客様が取得した独自ドメインでExchange Onlineのメール機能が利用できるように独自ドメインの
DNSのレコードの「MXレコード」と「CNAMEレコード」と「SPFレコード」を登録していきます。
＜下記の図はDNSレコードのサンプル例です＞
✓Microsoft365管理センター上で必要なスタッフのメールアカウントを作成していきます。
■SharePoint Exchange Onlineでファイル共有とアクセス権限の確認
✓お客様に各スタッフ毎の共有フォルダのアクセス権限のフォームを事前にご記入頂きました。
これにより特定のフォルダに権限があるスタッフのみアクセスできるようになります。
■SharePoint Exchange Online のセットアップ作業
✓SharePoint Onliineのサイトのドキュメントの共有の機能を使って共有フォルダを作成して、事前お客様から頂いていたフォルダに対してのアクセス権限を設定していきました。
✓SharePointのドキュメントはブラウザでも利用できるのですが、ブラウザで使用するのに慣れていないスタッフもいるとのことでしたので、普段使い慣れたエクスプローラーでも利用できるようにSharePointのドキュメントの同期設定をしました。
✓普段から使いなれたエクスプローラーでのファイル共有が利用できるようになりました。
■パソコンの納品とユーザーへのトレーニングと構築後の運用管理保守
メールやファイル共有のセットアップが完了したパソコンをお客様先に納品して、ユーザー様にご利用方法を説明させて頂きました。構築完了後もカワテックでMicrosoft365のトラブルやライセンス管理などの運用サポートをご支援させて頂くことになりました。