シンガポールでビジネスフォンを導入して便利に活用する-カワテックのブログ記事です。

今回はシンガポールでビジネスフォンの選定と導入方法について情報を共有いたします。

そもそも『ビジネスフォン』って何？という方も多いかと思います。

ビジネスフォンは複数の外線と内線を共有できる電話システムで、内線機能や転送、保留などオフィスで利用されるあらゆる事を想定し多くの機能を備えています。

 

ビジネスフォンには『電話交換機』と呼ばれる機器が必要になります。電話交換機はPBX(Private Branch Exchange)とも呼ばれています。

 

電話交換機（PBX）とは？

外線と内線または内線間をつなぐ小型の電話交換機のことで、少ない電話回線を多数の内線電話で共有する役割をしており、この電話交換機（PBX)が電話機１台１台を制御しています。つまり「電話交換機（PBX)」＋「電話機」の組み合わせがビジネスフォンと呼ばれています。

 

ビジネスフォンの基本機能「外線発信・外線着信」とは？

 

ビジネスフォンを導入すると、電話機のボタンに電話回線が入るイメージとなります。

電話機のボタンに電話回線が入ったら、このボタンを「外線ボタン」と言い、一般的には外線１、外線２、外線３・・・というような番号で表記されることが多いです。この外線ボタンを使用中の時は何かしらのランプが点灯して未使用の場合はランプが消灯しています。

電話をかける（外線発信）時は、空いている外線ボタン（ランプが消灯しているボタン）を押し、相手先電話番号をダイヤルすることで外線から発信できます。

電話がかかって来ると電話機の着信ベルが鳴ると同時に外線ボタンが点滅します。電話を受ける（外線着信）時は基本的には受話器を上げ、その点滅しているボタンを押すことにより外線を受けることができます。

 

ビジネスフォンの基本機能「保留」とは？

ビジネスフォンの基本機能として「保留」機能があります。

例えば受付のスタッフが外線1番の電話を受け、その電話が営業マネジャー宛の電話だった場合、社内にいる営業マネジャーに電話を取り次対応する必要があります。

 

受けた外線電話を他の人にまわしたい場合、一般的な操作としては「保留ボタン」を使います。保留ボタンを押すと外線１番のボタンが点滅に変わり、同時に内線通話呼出し待機状態となります。

営業マネジャーは保留状態である「外線1番」のボタンを押すことにより、保留されている外線番号に出ることができます。

この一連の動作を一般的に「保留転送」と言われていてオフィスでは最も日常的に利用されている機能の一つです。

 

ビジネスフォンの基本機能「内線」とは？

各電話機には外線と同じく内線番号が割り当てられており、小規模なオフィスの場合は2桁の番号、例えば10番から99番と言った電話の内線番号の割り当てが可能です。（基本的には好きな内線番号を設定できます）

 

内線の使い方ですが、受話器を上げると内線が使える状態なので、受話器を上げ、次に呼び出したい相手の内線番号をダイヤルします。

 

例えば経理担当者と話したい場合は経理担当者の内線番号１5をダイヤルします。

一方内線を呼ばれた側の電話機では、外線の着信音とは違った短いサイクルの着信音が鳴るので、受話器を上げるだけで応答ができます、これで内線通話が可能です。

 

小さい事務所の社内において、近くにいる同僚に用事があるなら直接話した方が早いですが、離れた個室にいるスタッフや別のフロアにいる社員と会話したい場合は、その都度出向くのは大変で非効率的です。そんな時に役立つのが「内線」です。

 

便利な自動音声応答装置（ボイスメッセージ）とは？

電話交換機に増設のボイスメッセージカードをつければ、不在時や業務時間外のお客様からの電話に音声ガイダンスで応答できます。応答までの呼出しベルの回数や案内メッセージを流す回数を自由に設定できます。

自動音声応答に利用するメッセージおよび年間スケジュールは本体付属のフラッシュメモリーカードにまとめて記録し、管理できます。

例：自動音声応答の例

お電話誠にありがとうございます。

申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。

営業時間は、土日祝日を除く平日、午前●時から午後●時までです。

恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しください。

お電話ありがとうございました。

 

便利なドアフォン連携とは？

入口にドアフォン(インターホン)とメインドアの電気錠を連動させた使い方が可能です。

別途ドアフォンの制御装置を電話交換機（ＰＢＸ）に組み込むことにより、ドアフォン（インターフォン）を設置しておけば、来客時にインターフォンが鳴ると内線の電話機を使って入口の来客者と通話ができます。

来客者が誰か分かれば、内線電話機からの操作で入口ガラス扉の電気錠が一時的に解錠となりますので、わざわざ入口ガラス扉の鍵を開けに行く必要もありません。

解錠後は10秒くらい経過すると自動的に施錠状態に戻ります。

 

 

電話機の台数を決める目安は？

オフィスに設置する電話機の台数は、一般的にはデスクの数と会議室数が目安と言われています。

例えば下の図では従業員が10人いてデスクが10台あり、会議室が１部屋であれば合計で11台の電話機が必要なケースです。事前に何台の電話機が必要かを確認してみるとよいかと思います。

 

ビジネスフォンの機種の選定

電話機の台数と通話チャンネル数が決まった後は、ビジネスフォンを使う用途を決めて機種を選定します。

 

近い将来スタッフを増員する計画があるのなら拡張性の高いビジネスフォンを選定したり、増員予定がなければ規模に合わせたビジネスフォンを選択すると良いかと思います。

 

▶小規模オフィス向けPanasonicベーシックビジネスフォンシステムの導入費用例

シンガポールで3名～10名程度の小規模なオフィスなどにピッタリです。

アナログ回線に対応しております、増設ユニット追加装備により、最大外線8回線（チャンネル）と最大内線２４回線まで拡張対応可能です。また固定電話やコードレス電話の併用も可能です。

 

▶中小企業向けオフィス向けPanasonicスタンダードビジネスフォンシステムの導入費用例

中小企業向けのオフィスにぴったりのPanasonicスタンダードビジネスフォンシステムです。

下記を検討しているお客様などにはお勧め致します。

 

• ２０名以上のスタッフがいるオフィス。
• 近い将来スタッフを増員する計画があるのので張性の高いビジネスフォンがほしい。
• ISDN回線を利用してビジネスフォンを導入したい。
• 支店や営業所などの拠点間の内線通話のコストを全社で削減したい。

 

アナログ回線とISDN回線に対応しております、増設ユニット追加装備により、最大内線288回線まで拡張対応可能です。また固定電話やコードレス電話の併用も可能です。

 

『ビジネスフォン』に関しての詳しい導入やサービス内容等については、カワテック法人営業担当までご連絡をお願いいたします。