2024年6月6日 企業がビジネスフォンを導入する理由とは？
今回は、マレーシアでのビジネスフォンの選定と導入方法についてご紹介致します！
ビジネスフォンとは、主にビジネスシーンで使われる電話の事です。
複数の外線と内線を共有できる電話システムの事で、内線機能や転送、保留などオフィスで役立つ機能を沢山備えています。
ビジネスフォンには“電話交換機/ PBX(Private Branch Exchange)”と呼ばれる機器が必要になります。
電話交換機（PBX）とは？
外線と内線また社内の内線間をつなぐ小型の電話交換機のことです。少ない電話回線を多数の内線電話で共有する役割をしており、電話機1台1台を制御しています。
「電話交換機（PBX)」＋「電話機」の組み合わせの事を”ビジネスフォン”と呼んでいます。
「外線発信・外線着信」とは？
電話機には契約する回線の数だけ「外線ボタン」がついています。一般的には外線1、外線2、外線3・・・という番号で表記されています。
外線ボタンを使用中の際はランプが点灯しており、未使用の場合はランプが消灯しています。
▶発信方法
ランプが消灯しているボタンを押し、相手先電話番号をダイヤルすることで外線から発信できます。
▶受信方法
電話がかかって来る（外線着信）と着信ベルと同時に外線ボタンが点滅します。
電話を受ける際は基本的には受話器を上げ、その点滅しているボタンを押すことで外線を受けることができます。
「保留」とは？
▶保留転送の手順
1）受付スタッフが外線1番の電話を受け、営業マネジャー宛の電話だった場合、社内にいる営業マネジャーに電話を取り次対応する必要があります。
2）保留ボタンを押すと外線１番のボタンが点滅に変わり、同時に内線通話呼出し待機状態となります。
3）営業マネジャーは保留状態である「外線1番」のボタンを押すことにより、保留されている外線番号に出ることができます。
上記の一連の動作を一般的に「保留転送」と呼んでいます。オフィスでは最も日常的に利用されている機能の一つです。
「内線」とは？
各電話機には外線と同じく内線番号が割り当てられており、小規模なオフィスの場合は2桁の番号、10番～99番の内線番号の割り当てが可能です。
基本的には好きな内線番号の設定が可能です。
離れた個室にいるスタッフや別のフロアにいる社員と会話したい場合に役立つのが下記の「内線」機能です。
▶内線の手順
1）経理担当者（内線番号:15番）と話したい場合は、受話器を上げ、”15”をダイヤルします。
2）内線を呼ばれた側の電話機では、外線の着信音とは違った短いサイクルの着信音が鳴ります。受話器を上げるだけで応答ができます。
便利な自動音声応答装置（ボイスメッセージ）とは？
電話交換機に増設のボイスメッセージカードをつけると、不在時や業務時間外のお客様からの電話に音声ガイダンスが自動で応答します。
呼出しベルの回数や案内メッセージを流す回数は自由に設定する事が可能です。
自動音声応答に利用するメッセージおよび年間スケジュールは本体付属のフラッシュメモリーカードにまとめて記録、管理ができます。
例：自動音声応答
お電話ありがとうございます。
〇△□会社です。ただいまの時間は営業時間外です。
当社の営業時間は、○曜日の午前○時〜午後○時となっております。
恐れ入りますが、またのお電話をお待ちしております。
便利なドアフォン連携とは？
入口扉の電気錠とドアフォン(インターホン)を連動させた使い方が可能です。
別途ドアフォンの制御装置を電話交換機（ＰＢＸ）に組み込むことにより、来客時にインターフォンが鳴ると内線の電話機を使い入口の来客者と通話ができます。
内線電話機からの操作で入口扉の電気錠が一時的に解錠できる為、わざわざ入口まで鍵を開けに行く必要はありません。
解錠後、10秒ほど経つと自動的に施錠状態に戻ります。
電話機の台数を決める目安は？
一般的にはデスクの数と会議室数が台数を決める目安と言われています。
下の図ではデスクが10台(従業員10人在籍)、会議室が1部屋あります。
このようなオフィスであれば合計で11台の電話機が必要です。
ビジネスフォンの機種の選定
電話機の台数と通話チャンネル数が決まった後は、ビジネスフォンの使用用途により機種を選定します。
スタッフを増員する計画がある場合は、拡張性の高いビジネスフォンを選定したり、会社規模に合わせたビジネスフォンの選択してみて下さい。
Panasonicベーシックビジネスフォンシステムの導入費用例
マレーシアで3名～10名程度の小規模なオフィス向けです。
アナログ回線に対応している増設ユニット追加装備により、最大外線8回線(チャンネル)と最大内線24回線まで拡張対応可能です。固定電話やコードレス電話の併用も可能です。
Panasonicスタンダードビジネスフォンシステムの導入費用例
中小企業のオフィス向けです。
下記を検討しているお客様などにお勧めです。
- 20名以上のスタッフが在籍している。
- 今後スタッフを増員する計画がある為、拡張性の高いビジネスフォンがほしい。
- ISDN回線を利用してビジネスフォンを導入したい。
- 支店や営業所など拠点間での内線通話のコストを全社削減したい。
※導入の初期費用はお問合せ下さい。
※月額費用は、ＰＢＸや電話機の保守管理が必要な場合に別途お見積りをさせて頂きます。
Kawatecではアナログ回線とISDN回線に対応しています。
増設ユニット追加装備により、最大内線288回線まで拡張対応可能です。固定電話やコードレス電話の併用も可能です。
ビジネスフォンに関しての詳しい導入やサービス内容等については、カワテック法人営業担当までご連絡をお願いいたします。
マレーシアのパソコン修理はカワテック｜日系企業のITサポート (kawatec.com)
以前のM-townの記事内でも投稿されております。
2024年02月14日号 vol.427 (mtown.my)
